Einspar-potential voll ausschöpfen durch Beratung: Die Rekapitalisierung von Softwarelizenzen ist wesentlich vielschichtiger, als dies für Unternehmen auf den ersten Blick ersichtlich ist. Behörden, die sich ernsthaft mit ihrer Lizenzstrategie auseinandersetzen möchten, um das Einspar-potenzial voll auszuschöpfen, sollten sich vor dem An- und Verkauf unbedingt von IT- Experten beraten lassen. Sie zeigen Wege auf, die Software Assets bestmöglich zu nutzen, indem sie den realen Bedarf identifizieren und entsprechend zum Kauf oder Verkauf raten.

Status Quo der Software kennen und auflisten: Behörden sollten sich im ersten Schritt ein vollständiges Bild ihrer Software Assets machen und diese auflisten. Dabei ist es wichtig, dass die Software die Ziele des Unternehmens unterstützt. Das hilft im zweiten Schritt dabei, eine Prioritätenliste für die tatsächlich einzusetzende Software zu erstellen.

Ein Softwarewechsel ist jederzeit möglich: Können die Geschäftsziele mit der aktuellen Softwareausstattung nicht erreicht werden, etwa weil diese fehlerhaft ist oder nicht mehr den Ansprüchen genügt, dann ist das Quartalsende ein guter Zeitpunkt, die Lizenzen im laufenden Betrieb zu überprüfen und gegebenenfalls abzustoßen. Unternehmen müssen dafür nicht auf das Auslaufen der Lizenzen warten. Die gebrauchte Software lässt sich jederzeit rekapitalisieren und in neue Softwareausstattung reinvestieren.


In Gebrauchtsoftware investieren: Hat die bisher durchgeführte Analyse zu der Entscheidung geführt, die Softwareausstattung des Unternehmens zu aktualisieren, sollte auch der Kauf von gebrauchten Lizenzen in Betracht gezogen werden. Second-Hand-Lizenzen sind wesentlich günstiger als neue, aber genauso funktional, leistungsfähig und betriebssicher. Zudem ist es nicht immer notwendig, die neueste auf dem Markt verfügbare Version zu verwenden. Oft reicht eine Aktualisierung der Lizenzen ohne automatischen Umstieg auf die neueste verfügbare Version.


Vorteile älterer Software-Versionen ausnutzen: Nicht immer ist der Umstieg auf die neueste verfügbare Version die richtige Strategie. Ältere Versionen sind meist ausgereifter, ihre Plattform ist stabiler und bereits mit einer größeren Anzahl von Anwendungen kompatibel. Durch den Support- und Wartungsservice bleibt die hohe Softwaresicherheit weiterhin gewährleistet. Die Ersparnis kann bis zu 66 Prozent des IT-Budgets ausmachen.

Intelligente Vernetzung von On-Premise und Cloud: Der exklusive Weg in die Cloud ist oft nicht die optimale Lösung. In vielen Fällen empfiehlt sich eine hybride Lizenzierungsstrategie, in der je nach Anwendungsfall Cloud- und On-Premise-Lösungen gleichermaßen zum Einsatz kommen. Während sich Cloud-Lösungen vor allem in den Bereichen Exchange, OneDrive, Skype for Business und Collaboration kosteneffizient einsetzen lassen, sieht es bei Office-Paketen anders aus. Lizenzen für Office 365 beispielsweise generieren potenziell enorme Kosten. Gerade hier können Unternehmen durch den Einsatz gebrauchter Lizenzen 50 bis 60 Prozent einsparen.


Zukünftigen Bedarf analysieren: Für die Prioritätenliste sollte von den Mitarbeitern Feedback über die Zufriedenheit und die tatsächliche Nutzung der Software eingefordert werden. Dabei kann bereits geklärt werden, ob kostenlose Software-Versionen ausreichen und ein Upgrade auf Premium-Versionen unbedingt notwendig ist. Behörden sollten schauen, ob das Leistungsspektrum bestimmter Software-Produkte ganz, teilweise oder nur in Ansätzen ausgenutzt wird und ob bestimmte Lösungen zugunsten günstigerer Alternativen abgelöst werden können.



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Simon Eismann

License Manager
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